Externer Datenschutzbeauftragter

Definition

Ein externer Datenschutzbeauftragter ist eine Person oder ein Dienstleister, der von Verantwortlichen beauftragt wird, die Rolle des Datenschutzbeauftragten (DSB) wahrzunehmen, ohne ein interner Mitarbeiter zu sein. Gemäß Artikel 37 der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und § 38 des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) sind Verantwortliche in Deutschland unter bestimmten Voraussetzungen verpflichtet, einen Datenschutzbeauftragten zu bestellen. Dies ist erforderlich, wenn die Haupttätigkeit des Verantwortlichen in der umfangreichen Überwachung von Personen oder der Verarbeitung sensibler Daten besteht oder wenn mindestens 20 Personen ständig mit der Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind. Ein externer Datenschutzbeauftragter übernimmt die Überwachung der Einhaltung der Datenschutzgesetze, berät zu Datenschutzfragen und fungiert als Ansprechpartner für Aufsichtsbehörden und betroffene Personen.

Hintergrund

Die DSGVO und das BDSG legen großen Wert auf die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen und die Sicherstellung, dass Verantwortliche über die notwendige Expertise verfügen, um personenbezogene Daten angemessen zu schützen. In vielen Fällen, insbesondere bei kleineren oder mittleren Verantwortlichen, fehlen jedoch die internen Ressourcen oder das Fachwissen, um diese Aufgaben effektiv wahrzunehmen. Hier kommt der externe Datenschutzbeauftragte ins Spiel. Durch die Beauftragung eines externen Spezialisten können Verantwortliche sicherstellen, dass sie die komplexen Datenschutzanforderungen erfüllen, ohne einen eigenen Mitarbeiter einstellen zu müssen. Diese Flexibilität ermöglicht es, auf die spezifischen Bedürfnisse und Kapazitäten des Verantwortlichen einzugehen.

Anwendungsbereiche

Der Einsatz eines externen Datenschutzbeauftragten ist in verschiedenen Kontexten sinnvoll:

• Kleinere und mittlere Unternehmen: Die keinen internen Datenschutzbeauftragten haben oder die Kosten für eine interne Position nicht tragen können.
• Organisationen ohne Datenschutzexpertise: Unternehmen, die nicht über die notwendige interne Expertise im Datenschutz verfügen.
• Komplexe Datenschutzanforderungen: Verantwortliche, die sich mit komplexen oder umfangreichen Datenschutzanforderungen konfrontiert sehen, die spezialisierte Kenntnisse erfordern.
• Temporäre oder projektbezogene Anforderungen: Wenn Verantwortliche Datenschutzunterstützung nur für bestimmte Projekte oder Zeiträume benötigen.
• Unabhängige Beratung: Wenn eine neutrale und unabhängige Perspektive auf die Datenschutzpraktiken gewünscht wird.

Vorteile

Die Beauftragung eines externen Datenschutzbeauftragten bietet mehrere Vorteile:

• Kostenersparnis: Externe DSBs können kostengünstiger sein als die Anstellung eines internen Mitarbeiters, besonders für kleinere Unternehmen.
• Fachwissen und Erfahrung: Externe DSBs bringen spezialisierte Expertise und umfangreiche Erfahrung in der Datenschutzberatung mit.
• Flexibilität: Verantwortliche können je nach Bedarf auf die Dienste eines externen DSBs zurückgreifen, was besonders bei schwankendem Arbeitsaufkommen von Vorteil ist.
• Unabhängigkeit: Ein externer DSB kann eine objektive und unparteiische Bewertung der Datenschutzpraktiken des Verantwortlichen vornehmen.
• Einhaltung gesetzlicher Vorschriften: Unterstützung bei der Einhaltung der DSGVO und anderer Datenschutzgesetze durch fundierte Beratung und Überwachung.
• Kein Sonderkündigungsschutz: Ein angestellter Datenschutzbeauftragter genießt Kündigungsschutz. Hierdurch soll gewährleistet werden, dass er seine Aufgaben unabhängig wahrnehmen kann.
• Keine Kosten für Abwesenheitsvertreter: Ist der angestellte Datenschutzbeauftrage länger erkrankt oder urlaubsbedingt abwesend muss für eine Vertretung gesorgt werden, was zu weiteren Kosten führt. Im Falle eines externen Datenschutzbeauftragten sollten daher bei der Auswahl darauf geachtet, dass dieser nicht als Einzelperson tätig, so dass immer mehrere Ansprechpartner vorhanden sind und ein Abwesenheitsvertreter bereit steht, der dann ohne weitere Kosten einspringen kann.
• Haftung: Begeht ein externer Datenschutzbeauftragter einen Fehler, durch welchem dem Verantwortlichen ein Schaden entsteht, haftet der Datenschutzbeauftragte hierfür. Zur Absicherung muss der externe Datenschutzbeauftragte eine ausreichend dimensionierte Vermögensschadenhaftpflichtversicherung abgeschlossen haben, so dass sichergestellt ist, dass der Schaden des Verantwortlichen ausgeglichen werden kann. Würde ein angestellter Datenschutzbeauftragter einen Schaden zu verantworten haben, haftet dieser nur nach den Grundsätzen der Arbeitnehmerhaftung. Zudem müsste der Verantwortliche auf eigene Kosten eine Versicherung abschließen, welche die Fehler des angestellten Datenschutzbeauftragten übernimmt.

Herausforderungen

Die Zusammenarbeit mit einem externen Datenschutzbeauftragten kann auch Herausforderungen mit sich bringen:

• Vertraulichkeit und Vertrauen: Aufbau von Vertrauen und Sicherstellung der Vertraulichkeit kann schwieriger sein, da der DSB nicht Teil des internen Teams ist.
• Kommunikation: Effektive Kommunikation und Integration in die internen Abläufe des Verantwortlichen können Herausforderungen darstellen.
• Kenntnis der internen Prozesse: Ein externer DSB benötigt möglicherweise mehr Zeit, um die spezifischen internen Prozesse und Strukturen des Verantwortlichen zu verstehen.

Beispiele

Beispiele für die Nutzung eines externen Datenschutzbeauftragten umfassen:

• Kleinunternehmen: Ein kleiner Online-Shop ohne interne Datenschutzressourcen beauftragt einen externen DSB, um sicherzustellen, dass Kundendaten gemäß der DSGVO verarbeitet werden.
• Gesundheitseinrichtungen: Eine Klinik beauftragt einen externen Datenschutzspezialisten, um die Einhaltung der Datenschutzvorgaben bei der Verarbeitung sensibler Gesundheitsdaten zu überwachen.
• Projektbezogene Beratung: Ein Unternehmen plant die Einführung eines neuen IT-Systems und engagiert einen externen DSB, um die Datenschutz-Folgenabschätzung durchzuführen.
• Interims-DSB: Eine mittelständische Firma beauftragt einen externen DSB vorübergehend, bis ein interner Kandidat rekrutiert und ausgebildet ist.
• Regelmäßige Audits: Ein externer DSB führt regelmäßige Audits durch, um sicherzustellen, dass die Datenschutzpraktiken eines Unternehmens den aktuellen gesetzlichen Anforderungen entsprechen.

Zusammenfassung

Ein externer Datenschutzbeauftragter ist eine wertvolle Lösung für Verantwortliche, die nicht über die internen Ressourcen oder das Fachwissen verfügen, um die Rolle des Datenschutzbeauftragten intern zu besetzen. Gemäß der DSGVO und dem BDSG müssen Verantwortliche unter bestimmten Voraussetzungen einen Datenschutzbeauftragten bestellen. Der externe Datenschutzbeauftragte bringt spezialisierte Expertise, Flexibilität und Kosteneffizienz mit sich, obwohl die Zusammenarbeit Herausforderungen wie Vertraulichkeit und effektive Kommunikation mit sich bringen kann. Durch die Beauftragung eines externen Datenschutzbeauftragten können Verantwortliche sicherstellen, dass sie den Datenschutzanforderungen gerecht werden und die Rechte der betroffenen Personen schützen.

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